В число услуг, которые предоставляют современные склады бизнесу и частным предпринимателям, входит хранение документов. Многие думают, что удобнее всего хранить документацию в офисе, ведь там она всегда под рукой. Но так ли это на самом деле, и в чем плюсы ее хранения на складе?
Плюсы хранения документов на территории офиса
Несмотря на популярность такого способа, у него всего одно веское преимущество перед складским – доступность документов. Вы в любой момент можете посмотреть ту или иную бумагу, сделать копию или что-либо еще, но на этом главные достоинства заканчиваются и начинаются недостатки:
· возможная порча документов в результате затопления или пожара;
· риск завладения документацией посторонними людьми;
· риск порчи бумаги при отсутствии особых условий;
· у многих компаний есть проблемы с систематизацией архивов.
После осознания этих недостатков появляется смысл рассмотреть более безопасную альтернативу, а именно хранение документов на специальном складе. Такая услуга доступна как физическим, так и юридическим лицам. Главное в этом деле – выбрать ответственного и надежного исполнителя.
7 веских причин хранить документы на складе
1. Систематизация документации. Многие компании заблуждаются, полагая, что хранение документов вне офиса создает большие проблемы с доступом к информации. На деле это не так – на складе вся документация тщательно систематизируется, а сотрудники готовы по первому требованию оперативно предоставить любой документ из содержащихся на хранении.
2. Экономия места в офисе. Можно забыть о громоздких шкафах, сейфах и стеллажах, которые крадут много пространства. Особенно это важно для небольших офисных помещений.
3. Идеальные условия хранения. В комнате с документами поддерживается постоянная температура и оптимальная влажность, при которой бумага хранится максимально долго.
4. Конфиденциальность данных. Компания, принимающая документацию на хранение, несет на себе полную ответственность за сохранение персональной и коммерческой тайны.
5. Ограниченные права доступа. Лица, которые могут запрашивать документы, указываются в официальном договоре на оказание услуг. Это исключает кражу корпоративных сведений.
6. Защита от происшествий. На складах, где хранятся документы, полный порядок с системой пожаротушения, в которой вместо воды используется безопасный для бумаги порошок.
7. Приемлемая стоимость. Несмотря на многочисленные преимущества, услуга хранения документов на складе – недорогое удовольствие, позволить которое может любой бизнес.
На складе можно хранить любые типы документов физических и юридических лиц, в том числе налоговую, кассовую и бухгалтерскую отчетности. Также на хранение принимаются фотоальбомы, рукописи, журналы, книги и даже полноценные библиотеки независимо от количества книг в них.
Многие компании разного масштаба уже перешли на хранение документов за пределами офиса. Они доверяют документацию на ответственное хранение на складе, и эта услуга доступна вам тоже.
